分清觀察、建議方案、原錯誤訊息及客戶指示。
每句向客戶交代的內容，都對應真正取得的依據。
準備回覆時，建議、已確認安排及已完成操作各自分清楚。
中文解釋寫得易明，查找問題所需的原訊息則照樣保留。
先查客戶做了哪一份，再提供一致指示及清楚撤回矛盾建議。
