讓日常工作在系統之間自動流轉
文件及資料輸入
擷取文件中的指定欄位、檢查必填資料並準備匯入下一個系統；無法辨讀或資料不足的項目會交由人員檢查。
提醒及報表
按業務事件或時間表發出跟進提醒，利用已連接的資料製作定期報表，並處理延遲、缺漏及重複輸入。
例外處理及復原
記錄每次執行、避免重複操作，並容許重試失敗步驟；員工可暫停流程及處理例外情況。
按步驟選擇 API、RPA 或 AI
現有系統提供合適連接時，可使用 API。沒有 API 的系統可考慮用 RPA 處理重複畫面操作，但介面更改後需要維護。AI 可協助理解文件或訊息，最終寫入業務紀錄的內容仍須經規則驗證及員工審核。
同時量度審核工作與節省時間
選擇一項流程，例如草擬發票或分類查詢。試行前記錄每月數量、現時處理時間、例外及更正次數；自動化後比較相同指標，並把軟件訂閱、審核投入及支援納入營運預算。
交付內容
- 流程圖、觸發條件及判斷規則
- 約定的系統連接、自動化流程及例外處理清單
- 執行紀錄、提示及操作指引
確認範圍前
示範一項任務由開始到完成的步驟，包括出錯的例子；提供文件樣本、每週處理量、系統存取方式及例外處理負責人。
項目常見問題
每項自動化都需要 AI 嗎？
不一定。固定規則及 API 已適合可預測的任務；AI 可協助理解不同格式文件或語句，但流程仍需資料驗證及例外處理。
系統沒有 API 怎麼辦？
先檢查匯出、匯入及官方支援的連接方式。瀏覽器自動化可能可行，但介面變動及登入要求會影響可靠性與維護工作。
