先核對採購決定所需資料
本例 A-P 批准 V-P、S-P2 規格及 8 件。P-P 草稿供應商及件數相符，卻用了 S-P1，所有採購文件均未發出。三欄全部符合才實際發單，發後由採購員記下版本。本例不更改已落訂單。
| 欄位 | 已批內容 | 草稿內容 | 發單核對 |
|---|---|---|---|
| 供應商 | V-P | V-P | 相符 |
| 規格 | S-P2 | S-P1 | 不符；暫緩 |
| 件數 | 8 | 8 | 相符 |
完成處理並記下結果
- 找已批申請版本。
- 逐項比較受控欄位與採購單草稿。
- 改正草稿、查批准仍有效，再另記實際發單。
規格不符不能因件數相同便當作排版修正。
採購員把 S-P1 改 S-P2，是否已發出採購單？
查看參考答案
未發。內容通過這些欄位核對，仍須其他條件齊及有實際發出記錄。
已發採購單與批准分開保存，日後核對才能找出真正發送文件。