先核對採購決定所需資料
本例 R-M 已接納 8 件，核對記錄的 I-M1 已用 5 件，新 I-M2 要核 4 件。未分配只餘 3 件。文件批准、付款或供應商月結單總額都不能證明另外多收一件。
| 記錄 | 可用件數 | 已分配／申報 | 結果 |
|---|---|---|---|
| R-M | 接納 8 件 | I-M1 已用 5 件 | 3 件未分配 |
| I-M1 | 已分配 5 件 | 5 | 保留原分配 |
| I-M2 | 餘下 3 件 | 申報 4 件 | 1 件欠收貨支持 |
完成處理並記下結果
- 查已接納收貨及已有核對分配。
- 先扣已分配件數，再核下一文件。
- 欠支持件數暫緩，或取得更正發票依據。
解除核對分配須有撤回依據，直接刪發票關聯會令同一件數再次可用。
I-M2 改為 3 件，合計是否一致？
查看參考答案
一致：5 + 3 = 8 件已接納。只通過件數分配核對，沒有付款結論。
保留收貨與發票項目關聯，不能只存供應商件數合計。