先核對採購決定所需資料
本例 P-Z/L1 結案包須有已發第 2 版、供應商接納第 2 版、R-Z 收貨 6 件及 I-Z 已核件數 6 件。資料夾有第 2 版、舊第 1 版答覆、R-Z 及 I-Z。採購單版本、收貨及發票件數已有支持，舊供應商答覆卻不能證明接納第 2 版。
| 依據組別 | 所需參考 | 現有記錄 | 資料包核對 |
|---|---|---|---|
| 採購單及供應商接納 | P-Z 第 2 版／接納第 2 版 | 已發第 2 版／答覆第 1 版 | 接納版本不符 |
| 收貨 | R-Z／L1／6 | R-Z／L1／6 | 相符 |
| 發票核對 | I-Z／L1／6 | I-Z／L1／6 | 相符 |
完成處理並記下結果
- 逐採購項目列最終所需參考。
- 比較關聯記錄的版本及件數。
- 補第 2 版接納，否則保留結案待定。
不能把原第 1 版答覆改成第 2 版，須保留證據並取得缺漏現行回覆。
已有四份檔案，資料包是否完整？
查看參考答案
不完整。檔案數不能補回欠缺第 2 版接納；三個核對組別仍有一項關係未解決。
最終文件參考與待定決定一起保存，日後整理檔案仍須保留原版本。