報價及訂單各自保留依據
本例假設：Q-41 第 2 版正式發出後，新接納只能用第 2 版。若第 1 版已建立確認訂單，該單仍沿用原內容，要另行處理訂單改動。新版本仍是草稿時不取代舊版。記錄須同時保留報價狀態及訂單關聯，只存「最新檔案」不足以分辨。
| 紀錄 | 狀態 | 範圍依據 | 下一步 |
|---|---|---|---|
| Q-41 第 1 版 | 不再接受新的接納 | 八項設定工作 | 保留 O-19 已接納副本 |
| Q-41 第 2 版 | 已發出；現行報價 | 十項設定工作 | 用作新的回覆依據 |
| O-19 | 按第 1 版確認 | 八項設定工作 | 不能自動改成十項 |
回覆要對應明確版本
- 記下版本關係
- 正式發出新版
- 標記舊報價已被取代
- 保留已確認訂單內容
新版發出後收到對第 1 版的回覆，先釐清報價，不藉此改寫 O-19。
第 3 版只存為草稿，新回覆應按哪個版本處理？
查看參考答案
仍按第 2 版。第 3 版尚未正式發出，O-19 則繼續保留第 1 版。
正式使用時按已確認做法設定取代規則。這是營運記錄，不判定合約效力，也不授權修改現有訂單。