先核對採購決定所需資料
本例月結單列 I-S1 的 100 元及 I-S2 的 60 元，內部發票記錄則有 I-S1 的 100 元及 I-S3 的 40 元，未有付款狀態。合計為 160 及 140 元，差 20 元並非一份有依據文件，須分開查 I-S2、I-S3。
| 編號 | 月結單港幣額 | 內部港幣額 | 判定 |
|---|---|---|---|
| I-S1 | 100 | 100 | 編號及金額相符 |
| I-S2 | 60 | 沒有文件；不代表零元發票 | 索取缺漏原文件 |
| I-S3 | 沒有 | 40 | 查月結單漏項或狀態 |
完成處理並記下結果
- 先對發票編號，再核金額。
- 列出每份單邊文件及欠資料。
- 釐清來源或狀態，不建立淨差額發票補平。
缺漏只表示該邊未有文件依據，不證明已取消、付款或零價發票。
新增一張 20 元發票可否修正兩份清單？
查看參考答案
不能。未對上的編號是 60 元 I-S2 及 40 元 I-S3，淨成 20 元會丟失兩份文件身分。
此例比較文件記錄，不是供應商結欠、清還債項或會計分錄。