香港中小企的實用數碼轉型路線

完整描繪一項流程

選擇一項有明顯問題的日常任務，例如反覆跟進的查詢或多個部門重複輸入的訂單。記錄誰處理、資料在哪裏及在哪一步等待，並量度現時工作量與投入，作為日後比較基準。

假設銷售以電郵交訂單，營運重新輸入試算表，再由財務發發票。先自動處理電郵只會更快傳遞不一致的產品名稱。應先統一共用紀錄，再連接交接流程。

不一致的產品編碼或缺乏負責人會影響新系統。先確認重要紀錄的主要來源，修正首項流程所需資料。交接規則清晰後才連接系統，包括資料不全、重複或取消時如何處理。

由日後使用流程的員工以真實情境試行，不只看簡報。安排培訓、支援及切換負責人，同時檢視錯誤、採用情況及節省時間，再決定下一項流程，而非一次過改動所有部門。