AI 摘要寫了跟進事項，是否就可以派工作？

派工前，先查清楚是否已有共識

會上說過「可以考慮」的方案，到了摘要卻可能變成「下星期交付」。香港專業服務團隊往往同時處理多個客戶項目，一旦把這類句子直接匯入工作清單，同事就可能按一個尚未答應的期限辦事。建議把 AI 擬出的跟進事項一律先列作草稿，逐項核對原來討論，再由負責人確認。覆核要回答的，是這件工作是否真的獲得同意，以及同意時附帶甚麼條件。

NIST 的 AI 600-1 指引指出，生成內容即使語氣肯定，也可能失實或偏離輸入資料；當中的 MP-2.3-001、MP-2.3-003 及 MS-2.5-003 涉及比對已知事實、查核內容和核實來源。這是自願採用的風險管理指引，並沒有證明任何會議工具處理廣東話的準確度。以下流程是本文提出的實務做法，不是 NIST 指定的會議表格，也不是客戶成效紀錄。

一場虛構會議，三種不同處理

以下情境純屬虛構：2026 年 10 月 13 日的項目會議，中英夾雜地討論客戶工作。08:20，May 提議「Friday 或者可以 send proposal，不過要等 partner 睇咗 scope 先」；11:05，有人提到「client 啲 data 仲要 check」，但沒有人接手。到了 15:40，Ken 明確答應在 10 月 15 日前整理欠缺文件清單，供內部使用。人名、時間位置和日期均為教學設定，並非真實會議引述。

實際使用時，每行另加會議編號、來源連結、覆核者姓名及確認時間。逐字稿的時間位置只方便查找，並不代表已批准執行。

第一行即使被 AI 寫成肯定句，也不能省略合夥人先審閱的條件。第二行要由人作出新的分工決定，不能因某位同事平日常處理資料，就當作他已經接下工作。第三行才有足夠內容交由當事人確認。若散會後另行改了人選或期限，應補上一筆有日期的新決定，而不是修改舊紀錄，令讀者誤以為當時已有共識。

把覆核做成每次都能完成的小流程

初期用現有共用文件或試算表已足夠，毋須先買新系統。把草稿與核准版本並列，覆核者便能看出改動。查看來源時要連同前後文一起讀，因為後面的討論可能已否定前面的建議。逐字稿若有聽錯、漏字或說話者標示不清，應在獲准存取的情況下重聽錄音；沒有錄音就向與會者核實。再叫同一個模型判斷自己的摘要，不能代替獨立證據。找不到證據的部分要明確標示，暫時保留待核狀態。

1. 找出原文，核對意思

   核對工作內容、說話者、否定語氣、附帶條件及後續修正。

2. 落實工作承諾

   請負責人確認成果及期限。會上未定期限，就如實記錄，再補定日期，或明確批准先建立不設期限的任務。

3. 簽核後才轉入工作清單

   記錄誰在何時批准最終內容；只轉入已核准的項目，保留來源位置，並檢查是否已有同一任務。

涉及客戶的承諾，要分清楚不同層次的授權。同意準備建議書，不等於同意寄出、確認價格或承諾交付日期。工作清單可以保留來源連結，但不宜為了方便核對，就把整段機密討論複製到所有人都能看的看板。覆核者若無法存取證據，先按團隊現有程序安排存取或直接確認，不能把「開不到檔案」當作可以略過的檢查。

下一次會議，先試行再決定是否自動化

如果會議很短、決定不多，由主持人在散會前逐項讀出分工，可能比修正 AI 摘要更省事。若長會議已靠摘要減輕整理負擔，可以保留 AI 擷取，再加覆核表。待團隊能穩定區分待核與已核准項目、追查批准者並避免重複派工，才考慮自動轉入任務系統。比較時要把覆核和追問的時間一併計算，不能只看摘要產生得有多快。

下一場項目會議先指定一位覆核者，所有建議跟進事項都經過同一張表，確認後才派工。記下哪些項目要補負責人、補日期或補回遺漏條件，以及已核准的任務其後有否需要更正。這些是試行時要收集的資料，並非預期成效數字。若每次追問都比手寫清單更費時，應先改善會上確認決定的方式，保留人手流程，再考慮增加系統連接。

若覆核流程已經順暢，瓶頸只在轉入已批准項目，才適合把需要寫成自動化需求：哪個欄位代表批准、可寫入哪個系統、如何防止重複，以及出錯後怎樣更正。Astera 的 AI 自動化服務頁可作為討論這類系統連接的起點。