同時記下訂購款及實際款式
本例訂的是 8 個藍色套，編號 SL-B，實到卻是 8 個紅色套 SL-R。供應商同意換回正確款式，並非批准替代。先記實際標示及照片，再把紅色貨放進錯貨區。
| 事件 | 貨品／數量 | 依據 | 採購單狀態 |
|---|---|---|---|
| 到貨 WA-A | SL-R／8 個 | 標示 R；照片 WA-A | SL-B 尚未收到 |
| 提回 RC-A | SL-R／8 個 | 供應商交收 RC-A | 結清錯貨暫存 |
| 補送 DN-B | SL-B／8 個 | 已核對款式及貨況 | 接收 SL-B／8 個 |
退錯貨及收正貨分別記錄
- 比對訂單與實際標示
- 暫存錯貨
- 記錄供應商提回
- 檢查補送貨品
- 接收正確款式
補送仍然錯款時另開差異記錄，不能因為已送第二次便當所訂貨品已齊。
WA-A、RC-A 及 DN-B 都連回同一行採購單。把 SL-R 改成 SL-B 會失去實際進出倉的貨品身分。之後若接納替代款，須另有對應關係及批准，不能從退貨協議推定。
DN-B 未送到前，SL-B 的已收數量是多少？
查看參考答案
零個。8 個 SL-R 只是暫存後退回，兩個事件都沒有收到 SL-B。核實 DN-B 後，才可完成這行 8 個的採購。