先訂清楚入帳需要哪些資料
先查看現有會計系統的匯入要求，再決定要讀取哪些欄位。整理入帳資料不等於批准付款，兩個流程要分開。每筆資料保留原文件位置，同事覆核時才有依據。
| 欄位 | 例子 | 通過條件 |
|---|---|---|
| 供應商編號 | SUP-014 | 能對應已登記的供應商 |
| 發票編號 | INV-2048 | 該供應商沒有同編號的已匯入紀錄 |
| 貨幣 | HKD | 已填寫，而且目標系統支援 |
| 金額 | 3,850.00 | 與原文件核對一致 |
核對通過才準備匯入
- 收取文件
- 讀取指定欄位
- 核對資料
- 準備匯入
漏填或不確定的資料交同事覆核；更正後沿用同一筆紀錄繼續處理。
重試時沿用供應商及發票的固定識別資料。若匯入後收不到回覆，先查是否已建立紀錄，再決定要不要重試。操作結果和更正原因都要記錄，不能因為逾時便再新增一張發票。
例外個案要有人接手，也要知道下一步
| 情況 | 處理方法 | 繼續前要核實 |
|---|---|---|
| 金額看不清楚 | 暫停入帳，覆核文件 | 確認原文件上的金額 |
| 發票編號重複 | 與既有紀錄比較 | 是重複提交，還是已批准的更正 |
| 未登記供應商 | 交負責同事確認 | 已確認的供應商身分 |
先用假設資料測試，再連接正式匯入流程。除了計算少了多少輸入時間，也要量度覆核所需時間。若讀取資料變快，卻留下大量無人跟進的個案，整體工作未必有改善。