客戶取消訂閱後，下一輪推廣會停嗎？跨系統停止發送清單

發送前，先確認停止推廣已生效

假設一間補習社以 CRM 管理家長資料，另一個平台發電子通訊，並曾把名單交給代辦推廣的公司。家長提出取消訂閱後，前台即使已更新 CRM，也不能據此判斷其他地方已停止發送。負責人要問的是：今次推廣真正使用的名單，是否已排除有關地址？若工具無法可靠排除，應先暫停受影響的推廣，再處理系統之間的落差。

通訊辦常見問題 Q2.5 指出，發送人應在取消接收要求發出當日起十個工作天內，停止向有關電子地址發送其後的商業電子訊息。不能待 CRM 下次同步才開始計時。實際操作宜盡快停止發送；本文不推算涉及假期的具體限期。

《非應邀電子訊息條例》的發送規則，不能代替《個人資料（私隱）條例》下使用個人資料作直接促銷的要求。政府對私隱條例的說明涵蓋同意要求及相關豁免，亦指出當事人可要求停止這類用途。因此，不能以十個工作天為理由，在收到撤回要求後繼續利用個人資料促銷。要求範圍有疑問時，應交由私隱事務負責人處理。

用同一宗紀錄追蹤各工具的處理結果

每宗要求應有固定編號及一名統籌負責人，避免前台、市場部與外判公司各自以為對方已完成。保留原始要求供獲授權同事查閱，並分開記錄發出與收到時間。除了準確地址，也要記下客戶原意；「不要再向我推廣」不能自行縮窄成只停一份電子通訊。若身份或範圍未明，先暫停向已知受影響地址推廣，再由負責人釐清。

匯出成功或同步工作顯示完成，只證明程序曾經執行，未必證明發送端已採用新狀態。應再檢查接收系統及實際推廣名單，並請外判公司確認使用哪個版本、如何排除地址。證據也應限制存取，不要為了證明已刪除一個收件地址，就把整份家長資料庫轉發給所有同事。

按人手與發送方式選擇控制措施

如果推廣並不頻密，而且由同一人把關發送，共用紀錄加人手核對可以是務實起點，但必須安排替補人員，並在發送前再查有沒有新要求。多個工具持續自動發訊息時，則應考慮自動傳遞停止推廣狀態，同時設失敗提示、重試及人工暫停安排。不論採用哪種方式，都要防止舊試算表重新匯入後，把已取消訂閱的地址再次加入推廣名單。

演練時可使用補習社控制的測試地址：先加入測試名單，建立排程但不發送，再經正式取消訂閱途徑提交要求。逐一核對各工具、排程名單，然後重做一次舊資料匯入，確認地址仍被排除。再模擬同步失敗，檢查是否有人收到異常通知，以及受影響推廣有否維持暫停。這些是要請操作人員示範的驗收條件，不代表任何產品已內置全部功能。

核對雙語聲明，再演練下一次發送

通訊辦 Q2.6 說明，發送人資料及取消接收聲明一般須中英並列，但收件人的語言選擇，以及指定姓名、名稱和地址情況可有例外。Q2.1 亦要求發送人識別及聯絡資料，並提供取消接收途徑。審核雙語內容時，須對照實際操作。

請熟悉中文及英文的審核者，分別從收到的測試訊息依指示操作，確認兩條路徑都會進入同一處理流程。兩個版本對停止範圍及處理時間的承諾必須一致，也要符合團隊實際能力。不要把招生優惠改稱「服務通知」以繞過停止推廣設定；若必要的營運通知共用發送工具，應另行與私隱負責人核對內容用途及發送途徑。

下一次推廣前，先指定放行負責人，再用一宗受控測試要求填妥清單。在上述補習社情境，CRM、推廣平台及外判名單都確認已排除地址，才可結案；外判公司若未能確認排程所用名單，該項發送便應繼續暫停並上報。先在實際流程示範一次成功停止，再記錄放行或暫停的決定，會比只在程序文件寫上「已處理」更有用。