由團隊每週遇到的例外情況開始
假設一家培訓中心有兩間分店、20 個員工帳戶。客戶購買十堂套票，可在任何分店預約，有時會在退款期限後取消。一般日曆能顯示可用課堂；真正困難的是員工批准例外時，套票餘額、名額及付款紀錄仍要一致。
在每個候選產品測試同一情境：預約最後一個名額、取消，再由另一位員工重複取消。檢查額度會否退回兩次，以及候補名單能否取得名額。記錄實際結果，不要只接受「支援會員功能」這個答案。
比較提供同一服務的三種方式
| 決策項目 | SaaS | 自訂開發 | 混合方案 |
|---|---|---|---|
| 預約規則 | 採用現有規則，調整流程補足差距 | 開發分店、額度及例外批准規則 | 標準預約配合自訂例外流程 |
| 首個版本 | 設定及匯入，再驗證邊界情況 | 設計、開發、測試及遷移 | 設定並測試系統整合 |
| 出錯時 | 按方案由供應商支援 | 由約定支援團隊負責診斷 | 須有負責人追查兩個系統 |
| 轉換系統 | 測試資料匯出及附件存取 | 掌握原始碼、帳戶及操作手冊 | 匯出紀錄並保留識別碼對應 |
使用相同的三年成本模型
以下假設數字只用作示範計算，並非 Astera 收費，也不預測哪個方案較便宜。用戶數及範圍維持不變。作決定前，請以書面報價替換所有數字，並加入適用的內部人力、稅項及交易費。
| 項目 | SaaS | 自訂開發 | 混合方案 |
|---|---|---|---|
| 一次性導入 | 30,000 | 180,000 | 90,000 |
| 每月營運預算 | 7,000 | 4,000 | 5,000 |
| 36 個月總額 | 282,000 | 324,000 | 270,000 |
以下為規劃示例假設，並非市場價格、報價或客戶成效。
千港元 · 所有長條由零開始
SaaS自訂混合
第 1 年
第 2 年
第 3 年
總額＝導入費＋每月預算×已過月數。假設用量不變；不包括內部人力、稅項、交易費及後續範圍變更。
查看數據表
| 期間 | SaaS | 自訂 | 混合 |
|---|---|---|---|
| 第 1 年 | 114 | 228 | 150 |
| 第 2 年 | 198 | 276 | 210 |
| 第 3 年 | 282 | 324 | 270 |
在此示例中，混合方案三年比 SaaS 少 HK$12,000。若連接系統每月額外支援超過 HK$333.33，差額便消失。因此，這項小額差距應促使你查清支援責任，而非直接選擇混合方案。
簽約前先做小規模驗證
準備具代表性的樣本
使用匿名會員紀錄、跨分店預約及逾期取消，加入已退款付款及員工重複操作。
逐步完成員工操作
量度人手步驟所需時間，記錄例外由誰處理。若仍需要試算表，把維護工作納入營運計劃。
演練轉移資料
匯出會員、餘額、預約及附件，確認另一人毋須原供應商協助也能理解檔案，並核對樣本帳戶。
進行前先確認
- 以真實樣本測試一般及例外情況。
- 用相同基礎比較設定及營運成本。
- 檢查匯出、連接及帳戶擁有權安排。
