先問實際怎樣使用
盤點的起點是工作現場：誰用哪部電腦、開甚麼版本、做哪類客戶工作？程式能開啟、帳戶能登入，仍未回答這次使用是否獲准。先查交圖、排版及製作效果圖所用的主要工具，也記下另行授權的外掛，再逐步涵蓋其他業務軟件。會計單據可以證明買過甚麼，但仍要配合條款及分配紀錄閱讀。
知識產權署的版權修訂常見問題第 2 題說明，明知而管有侵犯版權的電腦軟件複製品作業務用途，可招致刑事責任；適用對象包括牟利及非牟利的個人和機構。該份較早期問答目前仍由署方的商業用戶指引頁連結。這提醒公司認真查核權利，卻不能把每張遺失的單據或每項盤點差異直接定性為罪行。授權有疑問時，應向供應商查明，涉及法律判斷則尋求法律意見。
讓每項授權都有紀錄可查
每項安裝或每次使用者分配可各佔一行；多行共用同一份採購紀錄時，填上相同的授權參考編號，避免把同一張發票重複當作額外名額。行政同事找訂單，管理電腦的人核對版本，業務負責人確認用途。條款應保存版本或日期，並指出支持使用的段落。證明文件放在受限制的公司文件夾，表格只保留連結，切勿把密碼或完整啟用金鑰放進廣泛共用的清單。
| 產品及版本 | 完整產品名稱、版本、版次及另行授權外掛 |
|---|---|
| 裝置或使用者 | 資產編號或獲分配使用者、實際用途，以及適用的共用或遙距使用情況 |
| 購買證明 | 訂單或發票、購買實體、授權參考、數量及分配紀錄 |
| 許可使用條款 | 附日期的條款或確認，涵蓋業務用途、版本、人員或裝置限制，以及適用的到期或轉移規則 |
| 負責人及覆核 | 內部負責人、文件位置、覆核人及核對日期 |
| 待解問題及行動 | 已核對相符、欠缺證明或可能不符；列出疑問、暫時使用安排、跟進人及日期 |
核對時要看授權按甚麼計算：使用者、裝置和同時使用數量不能混為一談，單數安裝了多少套未必有用。舊採購應找回當時適用的條款，不宜只看今天的方案網頁。免費軟件亦要記錄授權來源，確認條款涵蓋預定業務用途。小團隊用現有共用表格及文件夾已可起步；另買管理平台，也不會自動解答使用權問題。
後備電腦是否真的要另買授權？
假設一家建築工作室的設計師平日用主力電腦建模，後備電腦亦裝有同一版本。行政同事找到一份採購紀錄，卻找不到完整分配證明。不能只因有兩項安裝就判定要買兩份，也不能因為有一張單據就認定兩部都可用。負責人要先弄清計算方式，再核對後備機是供同一人備用，還是給另一位同事同時工作。未查清前，急件先交由授權已核實的工作安排處理。
工作室向供應商提供訂單編號、版本及預定使用方式，要求書面答覆。若確認可用，就把回覆及分配證明存檔；若不涵蓋，便比較按條款重新分配、增購授權，或在保存項目檔案後移除不需要的安裝。今天補買授權，本身不等於已解決過往使用可能涉及的問題。這是虛構情境下的處理示例，並非客戶成果，也不是對某款產品條款的判斷。
分清欠文件還是欠授權，再安排跟進
欠文件與已確認授權不足，處理方法不同。補回紀錄可能毋須花錢；授權不足則要比較重新分配、增購或換工具。重新分配須符合轉移規則；換工具要試開舊圖、檢查外掛及客戶要求的交付格式。看似不用的舊版本，也可能仍是某項目開檔所需。交付日期可以影響暫時的人手及工作安排，但不能把待查項目自動改為已確認。
下次開工作會議時，選一個正在進行的項目，把交付所需軟件逐項填入表內。每個待解項目都要有負責人、暫時安排及跟進日期，再據此審批相關採購。升級版本、更換電腦、改派使用者或更改條款後，重查受影響的行。如果盤點延伸至收購或供應商審查，可參考 Astera 的技術盡職審查指南，區分技術證據與合約問題。向員工交代規則時，亦可參考知識產權署提供的公司通告範本。
延伸閱讀：技術盡職審查指南（頁面可切換中文）知識產權署指引及公司通告範本（英文頁面）進行前先確認
- 每項安裝或分配能否追溯至相符的版本及授權紀錄？
- 條款是否涵蓋實際業務用途及相應的人員或裝置分配？
- 每項未解問題是否已有負責人、暫時安排及跟進日期？
- 批出開支前，是否已考慮查明條款、按規則重新分配、增購及移除？
